Подготовка и передача документов на архивное хранение

Прекращение деятельности любого юридического лица предполагает выполнение целого ряда формальностей. После проведения инвентаризации, всех расчетов и завершения трудовых отношений общество обязано направить кадровые, распорядительные и прочие документы на постоянное хранение в муниципальный архив. Отказ от исполнения указанного требования может стать причиной серьезных проблем: отклонение заявлений бывших сотрудников о назначении пенсии на льготных условиях, претензии к руководителю или ликвидатору со стороны контролирующих органов. В связи с этим правовой центр «Радомас» включил в программу комплексного обслуживание и такую услугу.

Какие документы передают в архив?

При ликвидации ООО председателем и членами комиссии проводится сортировка всех документов. Специалисты обязаны сформировать дела и направить их на архивное хранение. В числе прочего должны присутствовать:

кадровые приказы и трудовые договоры за весь период деятельности;
лицевые карточки работников, личные дела, листки;
положения, инструкции, правила и прочие нормативные акты локального характера;
материалы о расследовании несчастных случаев на производстве (журналы, протоколы, акты Н-1, регистры и прочее);
хозяйственные договоры и документы по их исполнению (только те документы, срок хранения которых не истек);
паспорт безопасности предприятия, бумаги по аттестации рабочих мест;
приказы по основной деятельности, протоколы совещаний;
служебные документы (записки, объяснительные, заявления);
иные бумаги, отражающие специфику предприятия.

Дела формируются с учетом правил, утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 года, а также в соответствии с нормами закона 125-ФЗ от 22 октября 2004 года. Критериями отбора бумаг является важность информации и срок хранения (как правило, 10-75 лет, а также дела с не истекшим периодом).

Порядок подготовки материалов

Далеко не все бизнесмены объективно оценивают весь объем работы по передаче документов в архив. В результате возникает огромное количество ошибок, споров и взаимных претензий. Представители муниципальных органов принимают только дела, оформленные в строгом соответствии с утвержденными стандартами. Именно поэтому даже незначительный недочет может стать причиной отказа в получении документов. Начинать работу с самого начала потребуется при неверной нумерации листов, неправильном составлении описи или листа-заверителя. Папки должны соответствовать стандартному формату, а титульный лист - образцу. Обращение за помощью к специалистам «Радомас» позволяет избежать технических и фактических ошибок, предотвратить увеличение сроков закрытия ООО.

Услуга включает:

1. Проведение правовой экспертизы

Юристы анализируют весь объем документов компании, выделяют бумаги, подлежащие передаче на постоянное архивное хранение. Остальная документация уничтожается.

2. Непосредственное формирование дел

Специалисты объединяют материалы в папки, составляют листы-заверители, внутренние описи, прошивают дела канцелярской нитью. Длительность завершения работ зависит от объемов документооборота компании, а также от фактического состояния делопроизводства. Клиент вправе выделить ответственного сотрудника, который будет контролировать соблюдение сроков и порядок оказания услуги.

3. Передача дел представителям архива

Сдать подготовленные дела сотрудники фирмы обязаны в муниципальный архив. Как правило, в крупных населенных пунктах существует сразу несколько отделений (например, городской и районный). Передавать документы необходимо в орган с учетом адреса регистрации компании. Прием бумаг осуществляется на основании описи с указанием наименования папок и количества листов в них.

По завершении всех процедур клиент получает заверенный печатью архива акт. С момента передачи документов в архив все вопросы по выдаче справок и выписок с юридического лица снимаются.