Оценка ценности и уничтожение документов компании

В процессе ликвидации ООО потребуется позаботиться о профессиональной оценке документов. На постоянное хранение государственные архивы принимают далеко не все бумаги. В то же время отсутствие информации о характере деятельности компании может стать основанием для привлечения руководителей к ответственности. В целях оказания клиентам комплексной правовой поддержки в период закрытия фирм юристы «Радомас» разработали дополнительное направление услуг.

Порядок определения ценности документов

Действующие в России правила архивного дела устанавливают целый перечень бумаг, подлежащих передаче на постоянное хранение. Для каждой группы определяется четкий период (от 1 года до 75 лет). Основной задачей специалиста центра является систематизация, учет и определение правового значения деловых бумаг.

Процедура предполагает оценку по следующим критериям:

Наличие юридической силы

Копии, черновики, документы, не отвечающие требованиям по наличию обязательных реквизитов – все это направляется на уничтожение. Исключение составляют копии, удостоверенные в нотариальном порядке, дубликаты. Все подчистки, исправления и дополнения должны быть заверены подписями должностных лиц. В крайнем случае, допускается передача на хранение копий, заверенных печатью ликвидируемой организации.

Содержание

Текст документа должен представлять не только информационную, но и юридическую ценность. Оценить бумаги по этому критерию способен только профессиональный правовед. Юристы определяют правовое значение, исходя из анализа специфики деятельности компании, действующего законодательства и правил делопроизводства.

Так, например, передаче на государственное хранение в ходе закрытия фирмы ООО, привлекавшей наемных сотрудников, подлежат:

приказы по личному составу;
трудовые договоры;
материалы расследования несчастных случаев;
локальные нормативные акты;
данные о характере труда сотрудников предприятия;
зарплатные ведомости;
а также иные документы, ценность которых не вызывает сомнений.

Оставшиеся бумаги подлежат уничтожению с последующим составлением акта. Следует заметить, что объем сведений, имеющих юридическое значение, определяется для каждой организации индивидуально.

Правила уничтожения документов компании

После проведения оценки и отбора юридически значимых документов организуется процедура уничтожения. Все бумаги компании описываются, а затем утилизируются с применением современной техники (машина автоматического измельчения). Такой подход позволяет:

исключить риск утраты важных документов;
избежать передачи информации о деятельности компании третьим лицам.

Юристы «Радомас» не только утилизируют бумаги по требованию клиента, но также обеспечивают документальное оформление процедуры. Центром формируется специальная комиссия, по итогам работы которой составляется протокол или акт.

В него вносятся следующие сведения:

данные о ликвидируемой компании;
сведения о составе комиссии (членами являются сотрудники правового центра и представитель организации-клиента);
дата осуществления процедуры;
перечень утилизированных бумаг с кратким описанием (содержание, количество листов).

Подписанный акт передается на постоянное хранение служащим государственного архива. Наличие указанного документа полностью освобождает руководителей фирм от ответственности и защищает от несанкционированного использования информации, отнесенной к коммерческой тайне. По требованию клиента перед уничтожением все бумаги переводятся в электронный формат (сканирование).